Biuro administravimo ir IT mokinių bendras projektas „Skaitmeninis sprendimas biuro kasdienybei”

Šiais metais BA ir IT mokiniai kartu įgyvendino bendrą projektą – sukūrė lankytojų registracijos aplikaciją. Projekto tikslas buvo sukurti praktišką sprendimą, kuris padėtų lankytojams lengviau orientuotis atvykus į skyrių bei užtikrintų aiškesnį ir sklandesnį jų priėmimo procesą. Projekto idėja kilo pastebėjus realią situaciją – atvykusiems lankytojams ne visada aišku, kur kreiptis, į kurį kabinetą eiti ar darbuotojas jau informuotas apie jų atvykimą. Siekiant supaprastinti šį procesą buvo nuspręsta sukurti vieningą registracijos sistemą, kuri padėtų lankytojui nuo pirmųjų atvykimo akimirkų. Projektas buvo įgyvendinamas bendradarbiaujant BA ir IT mokiniams. Darbo pradžioje buvo aptariama pati idėja, analizuojami poreikiai, aptariamos galimos funkcijos bei sistemos veikimo principai. Vėliau užduotys buvo paskirstytos pagal sritis. BA mokinės Gineta Miliukaitė, Giedrė Aidukaitė ir Tatjana Lavrinovič buvo atsakingos už informacinio turinio rengimą, dokumentų parengimą, kontaktinės informacijos surinkimą, orientavimosi informacijos aprašymą bei komunikaciją tarp projekto dalyvių. Projekto metu buvo kuriami lankytojų registracijos tekstai, automatiniai laiškai, darbuotojų informavimo pranešimai bei kryptys, padedančios lankytojams lengviau pasiekti reikiamą kabinetą. Valdant projektą teko spręsti įvairius iššūkius – reikėjo užtikrinti, kad informacija būtų aiški, tiksli ir suprantama skirtingiems žmonėms. Taip pat buvo svarbu nuolat bendradarbiauti tarpusavyje, konsultuotis su mokytoja ir derinti sprendimus su IT komanda.

Taigi šis projektas suteikė ne tik galimybę prisidėti prie realaus sprendimo kūrimo, bet ir leido įgyti vertingos praktinės patirties. Projekto metu sustiprėjo bendradarbiavimo, komunikacijos, planavimo ir organizavimo įgūdžiai. Taip pat buvo galima geriau suprasti, kaip nuo pirminės idėjos pereinama prie realiai veikiančio technologinio sprendimo. Už tai esame dėkingi idėjos autorei ir projekto koordinatorei mokytojai Virginija Puodžiukienei.

Galutinis rezultatas – veikianti lankytojų registracijos aplikacija, kuri leidžia registruoti lankytojus, siųsti automatinius pranešimus, pateikti orientavimosi informaciją ir informuoti darbuotojus apie lankytojo atvykimą.

Projekto pristatymo metu BA mokinės Gineta Miliukaitė, Giedrė Aidukaitė ir Tatjana Lavrinovič bei IT mokiniai Viktoriia Kuznetsova, Daniel Fomkin, Vilius Nikitinas ir Laurynas Pelakauskas pristatė projekto eigą, atliktus darbus ir pasiektus rezultatus. Susirinkę mokytojai bei administracijos darbuotojai turėjo galimybę ne tik susipažinti su projektu, bet ir praktiškai išbandyti sukurtą sistemą planšetėje. Projektas tuo nesibaigia – ateityje planuojama jį toliau tobulinti, papildyti naujomis funkcijomis bei pritaikyti platesniam naudojimui.

Straipsnį parengė BA mokinė Gineta Miliukaitė ir IT mokinė Viktoriia Kuznetsova