Biuro administravimo profesija šiandien patiria didžiulius pokyčius, kurie ne tik keičia administratoriaus vaidmenį, bet ir reikalauja nuolatinio prisitaikymo prie besikeičiančios darbo rinkos ir technologijų. Atsirandant naujoms technologijoms, darbo metodams ir iššūkiams, būtina užtikrinti, kad būsimi biuro administratoriai būtų pasirengę šiems pokyčiams. Vilniaus technologijų ir inžinerijos mokymo centras (TECHIN) surengė tarptautinei biuro administratoriaus dienai skirtą forumą. Forume „(r)Evoliucija biuro administravime: patirtys, nauji įgūdžiai ir iššūkiai“ dalyvavo Vilniaus, Kauno, Šiaulių, Panevėžio, Alytaus, Tauragės, Marijampolės ir Smalininkų profesinio mokymo centrų atstovai, kurie rengia biuro administratorius ir panoro pasidalinti patirtimi bei aptarti, kaip galima tobulinti mokymo procesą ir pasirengimą darbo rinkai, diegiant inovatyvias mokymo praktikas.
„Technologijų progresas ne tik spartina darbo našumą, bet ir kuria naujas karjeros galimybes. Robotai ir dirbtinis intelektas atliks sudėtingas užduotis už mus, tačiau tai atvers daugiau galimybių žmonėms“, – sakė Rita Karavaitienė, „CV-Online“ marketingo vadovė, pristatydama darbo rinkos tendencijas ir jų įtaką biuro administratorių karjerai. Ji pabrėžė, kad technologijų pažanga padidins darbo našumą ir efektyvumą, o tai lems naujų darbo vietų kūrimą ir galimybes biuro administratoriams. „Turiu omenyje, kad nors technologijos pakeis kai kurias užduotis, jos taip pat sukurs naujas profesijas ir padės žmonėms dirbti efektyviau“, – teigė R. Karavaitienė.
Ateityje biuro administratoriai turės vis daugiau galimybių dirbti su pažangiomis technologijomis, tokiomis kaip dirbtinis intelektas, automatizacija ir kibernetinis saugumas. Nors kai kurios administravimo funkcijos taps automatizuotos, tai atvers naujas karjeros kryptis, kuriose bus reikalingos pažangios technologinės žinios. Karjeros galimybės galės išsiplėsti į įvairias sritis, įskaitant duomenų analizę, projektų valdymą, IT sprendimų integravimą į administracinius procesus ir kt.
Biuro administratoriaus vaidmuo taps dinamiškesnis ir labiau susijęs su technologinėmis inovacijomis. Ateityje administratoriai turės ne tik atlikti tradicines užduotis, bet ir prisidėti prie organizacijos augimo per inovatyvių technologinių sprendimų diegimą.
Patarimas mokytojams 💡
Mokykite studentus apie technologijų naudojimą kaip karjeros plėtros įrankį. Svarbu suteikti jiems žinių ir įgūdžių, kurie leis pasinaudoti naujomis technologijomis kaip priemonėmis, kad jie galėtų sėkmingai integruotis į ateities darbo rinką. Tai apima ne tik IT žinias, bet ir gebėjimą adaptuotis prie nuolatos besikeičiančių technologijų reikalavimų.
Aliona Gaidarovič – Žurnalistų etikos inspektoriaus tarnybos Viešosios informacijos stebėsenos ir ekspertizės skyriaus vadovė – pranešimo „Asmens duomenų apsauga įstaigoje“ autorė, pabrėžė: „Šiuolaikinis biuro administratorius turi būti atsakingas ne tik už kasdienes užduotis, bet ir už darbuotojų bei klientų duomenų saugumą. Asmens duomenų tvarkymas pagal BDAR reikalavimus yra svarbi dalis, kurios negalime pamiršti.“ Biuro administratoriai dažnai tvarko įvairius asmens duomenis, todėl būtina suprasti ir laikytis teisinių reikalavimų. Elektroninių duomenų valdymas tampa vis svarbesnis, tačiau kartu iškyla ir pavojų, susijusių su duomenų saugumu, ypač kai kalbama apie konfidencialią informaciją, tokią kaip darbuotojų duomenys, finansiniai dokumentai ir kt.
Patarimas mokytojams 💡
Mokykite studentus apie asmens duomenų apsaugos pagrindus ir praktiką. Reikėtų pabrėžti svarbą laikytis slaptažodžių higienos ir atkreipti dėmesį į rizikas, susijusias su elektroniniu paštu ar neapsaugotais dokumentais.
Vytautė Jonaitė – „Simbiocity“ koncepto vadovė –, pristatydama savo pranešimą „Biuro administratoriaus vaidmens transformacija“, pažymėjo: „Biuro administratorius nebėra tik užduočių vykdytojas. Jis tapo biuro kultūros kūrėju kasdieniuose procesuose.“ Biuro administratoriaus vaidmuo šiuo metu išgyvena transformaciją. Ši profesija nebėra tik paprasta dokumentų tvarkymo ar susitikimų organizavimo pozicija. Šiandien biuro administratoriai dažnai atsakingi už biuro kultūros kūrimą, darbuotojų patirties gerinimą ir naujų technologijų integravimą. Jie taip pat tampa tarpininkais tarp skirtingų skyrių ir atsakingi už operatyvų problemų sprendimą, ypač darbo su technologijomis ir komunikacijos įrankiais.
Patarimas mokytojams 💡
Rekomenduojama skatinti studentus plėtoti įvairius įgūdžius, kad jie galėtų prisitaikyti prie šių pokyčių. Tai apima ne tik administracinius, bet ir žmogiškųjų išteklių bei IT valdymo įgūdžius. Tuo pačiu būtina ugdyti jų socialinius įgūdžius, nes biuro administratoriaus vaidmuo apima nuolatinį bendravimą su kolegomis ir klientais.
„Biuro administratorius turi būti ne tik informacijos teikėjas, bet ir žmogus, kuris užtikrina sklandų komunikacijos procesą tiek su vidiniais, tiek su išoriniais klientais“, – teigė Asta Jurėnaitė – „Litcargus“ personalo direktorė –, pranešime apie klientų aptarnavimą. Biuro administratoriai taip pat atsako už išorinį ir vidinį klientų aptarnavimą. Geras administravimas apima gebėjimą kurti ir išlaikyti santykius su klientais, tiek vidiniais (kolegomis), tiek išoriniais (partneriais, klientais). Geri administratoriaus gebėjimai bendrauti ir spręsti konfliktus yra esminiai norint sukurti pozityvią darbo aplinką, todėl svarbu ugdyti gebėjimą atpažinti ir spręsti įvairias situacijas, susijusias su klientų poreikiais.
Patarimas mokytojams 💡
Skatinkite studentus dirbti su realiomis situacijomis, naudodami vaidmenų žaidimus ir praktines užduotis, kad ugdytų bendravimo ir konfliktų sprendimo įgūdžius. Taip pat svarbu mokyti apie emocinį intelektą, kuris yra esminis bendravime su klientais.
Ąžuolas Balčius – mokymo sprendimų konsultantas – pranešime „DI biure. Partneris ar konkurentas?“ pabrėžė DI kaip partnerį biure ir mokytojo darbe. Jis gali automatizuoti užduotis, suteikdamas administratoriui daugiau laiko svarbesnėms užduotims. Dirbtinis intelektas tampa vis svarbesnis biuro administravimo srityje, nes jis leidžia automatizuoti daug darbo procesų, tokius kaip užduočių planavimas, duomenų analizė ir netgi komunikacija su klientais. DI gali būti partneris, kuris padeda biuro administratoriams sutaupyti laiko ir padidinti produktyvumą, tačiau tai taip pat kelia klausimų dėl darbo organizavimo ir efektyvumo vertinimo.
Patarimas mokytojams 💡
Skatinkite studentus išmokti dirbti su įvairiais DI įrankiais, kad jie galėtų efektyviai integruoti šias technologijas į savo darbą. Mokykite juos kritiškai vertinti DI naudojimo rezultatus ir spręsti su juo susijusias problemas.
Išbandykite šiuos DI įrankius:
- ChatGPT yra dirbtinio intelekto įrankis, kuris padeda generuoti tekstus, atsakyti į klausimus ir kurti idėjas. Jis naudoja natūralios kalbos apdorojimo technologijas, kad galėtų bendrauti su vartotojais ir atlikti įvairias užduotis.
- Quizizz yra platforma, leidžianti kurti interaktyvius testus ir žaidimus, kurie skatina mokinių įsitraukimą. Tai gali būti naudojama tiek individualiems mokymams, tiek grupiniams užsiėmimams.
- Gradescope automatizuoja vertinimą ir palengvina užduočių tikrinimą bei grįžtamojo ryšio teikimą. Tai įrankis, skirtas efektyviai įvertinti studentų darbus, įskaitant testus ir esė.
- Scribe automatiškai generuoja žingsnis po žingsnio instrukcijas iš ekrano veiksmų. Tai padeda greitai dokumentuoti procesus ir kurti pagalbos gidus.
- Reclaim.ai yra dirbtinio intelekto įrankis, kuris protingai planuoja darbus, susitikimus ir įpročius pagal užimtumą bei prioritetus. Jis padeda geriau valdyti laiką ir susitikimus.
- Otter.ai transkribuoja susitikimus, generuoja santraukas ir veikia kaip susitikimų asistentas, padėdamas vartotojams greitai apdoroti ir suprasti svarbiausią informaciją iš susitikimų.
- Grammarly yra dirbtinio intelekto įrankis, kuris tikrina rašybą, gramatiką, stilių ir toną, kad komunikacija būtų tiksli ir aiški. Tai padeda vartotojams kurti profesionalius tekstus.
Rūta Sakalauskienė – Lietuvos valstybės naujojo archyvo Dokumentų valdymo priežiūros skyriaus vedėja – pranešimo „Dokumentų valdymas: iššūkiai ir perspektyvos“ autorė, pabrėžė: „Skaitmeniniai dokumentai ne tik keičia darbo metodus, bet ir reikalauja griežtesnių teisinių ir saugumo standartų.“ Dokumentų valdymo sistemos šiandien pereina į skaitmeninę erdvę, o tai reiškia, kad administratoriai turi gebėti valdyti elektroninius dokumentus ir atitikti teisės aktų reikalavimus. Elektroninių dokumentų valdymas taip pat apima automatizuotus procesus, kurie palengvina kasdienius administravimo darbus, tačiau tai reikalauja atidumo ir žinių apie skirtingus formatų ir saugumo standartus.
Patarimas mokytojams 💡
Mokykite studentus ne tik apie dokumentų valdymo sistemų naudojimą, bet ir apie teisinius bei saugumo reikalavimus. Praktiniai užsiėmimai, kuriuose studentai dirbs su elektroniniais dokumentais, padės jiems pasiruošti ateities iššūkiams.
„Vilniaus vandenys“ kibernetinio saugumo vadovas Julius Lisauskas pranešime „Kibernetinio saugumo sąmoningumo ugdymas“ pažymėjo: „Kiekvienas biuro administratorius turi būti budrus – kibernetinis saugumas prasideda nuo smulkmenų, kurios gali užkirsti kelią didelėms problemoms.“ Biuro administratoriaus darbas taip pat apima atsakomybę už organizacijos kibernetinį saugumą. Su nuolat augančiu kibernetinių grėsmių skaičiumi, administratoriai turi būti pasirengę atpažinti ir užkirsti kelią tokiems pavojams kaip fišingas, smišingas ir višingas.
Patarimas mokytojams 💡
Ugdykite studentų kibernetinio saugumo sąmoningumą, mokydami apie dažniausias kibernetines grėsmes ir kaip apsisaugoti nuo jų. Reikėtų ne tik teorinių žinių, bet ir praktinių įgūdžių, kaip reaguoti į saugumo pažeidimus. Siūloma išmėginti šią mokymų platformą.
Parengė Toma Grabauskaitė, TECHIN mokymo centro metodininkė
Apie MUS
Naujienos
Karjera
Administracinė informacija
kontaktai
Mokymo programos
mokymų Grafikas
UŽT finansuojami mokymai
Pameistrystė
Paslaugos mokykloms
Moduliai gimnazistams
Mokytojų mokymas
Profesinis mokymas